Algemene voorwaarden en reglement
Heidefair Otterlo, vrijdag 30-08-2024

Alle genoemde prijzen op het aanmeldingsformulier zijn excl. BTW.

Stroom kan tegen betaling gereserveerd worden bij uw reservering. U dient zelf te zorgen voor voldoende verlengsnoer (minimaal 25 meter), eurostekkers en rubberen matten om de kabels af te dekken indien deze hinderlijk zijn voor de bezoekers.

Standhouder die voorafgaande jaren deelnamen aan de Heidefair hebben voorrang op een deelname. Zij moeten voor 1 april inschrijven.

De deelname aan de fair is pas definitief indien het verschuldigde bedrag voor de gestelde uiterlijke betaaldatum op de bankrekening van de organisatie is bijgeschreven o.b.v. factuurnummer. Indien het verschuldigde bedrag niet voor de gestelde betaaldatum op de bankrekening van de organisatie is bijgeschreven, heeft de organisatie het recht u de fair af te wijzen. U blijft echter het in rekening gebrachte bedrag verschuldigd aan de organisatie. U ontvangt begin juli een factuur.

Uiterlijk 5 dagen voor het evenement ontvangt u een draaiboek met praktische informatie.
 

Op de dag van de fair ontvangt u uw kraamnummer. Wij geven de kraam nummers niet eerder vrij omdat het soms nog voorkomt om de indeling op het laatste moment te wijzigen.

Annuleren van een geboekte markt dient schriftelijk of per mail aan ons doorgegeven te worden, telefonische annuleringen en sms’jes/appjes worden niet verwerkt. De annulering is pas definitief wanneer u van ons een bevestiging van de geannuleerde markt heeft ontvangen. Kosten bij annulering: 45 dagen voor evenementdatum: €10,00 excl. BTW administratiekosten en 30 dagen of korter voor evenementdatum: 100% van het verschuldigde bedrag (dit bedrag dient binnen 7 dagen na de annuleringsdatum bijgeschreven te staan op de bankrekening van de organisatie).

Vrijdag 30 augustus 2024

Bij deelname aan Heidefair dient men ten allen tijde de instructies en voorschriften vanuit de organisatie, politie en brandweer onmiddellijk te worden opgevolgd. Weigering en/of wangedrag betekent per direct uitsluiting van de fair zonder restitutie van reeds betaalde marktgelden.

U dient uiterlijk 1,5 uur voor aanvang van de fair (zie tijdstip op uw toewijzing) aanwezig te zijn op uw plaats, indien u na deze tijd niet aanwezig bent op uw plaats (zonder geldige reden), kunt u geen aanspraak meer maken op een standplaats. Het bedrag blijft u verschuldigd en wordt niet teruggestort. De auto dient uiterlijk voor 12.00u weg te zijn van de markt. Dit in verband met de opbouw van de overige activiteiten.

Zodra u uw kraamnummer heeft ontvangen rijd u naar uw kraam, u rijd rustig en neemt de tijd. U laad uw auto uit en zet de auto weg in een woonwijk (let op dat u uw auto niet voor een oprit parkeert).

U bent verplicht om uw kraam of foodtruck of grondplaats representatief te maken.
De kraam is afgerokt, ook op de hoeken tot maximaal 5 cm boven de grond. Bij voorkeur gebruikt u een kleed in één van de volgende kleuren: wit, crème, grijs of zwart of in de kleuren van uw huisstijl, ook de achterzeilen zijn wit of transparant. Dit in verband met de uitstraling en sfeer van de fair. In/uit -pakmaterialen liggen onder de kraam en uit het zicht! Heeft u nog vragen over uw kraam of foodtruck of grondplaats kwa aankleding? Neem dan contact op met de organisatie.

U dient de kraam/grondplaats te bezetten totdat de fair afgelopen is volgens de aangegeven tijd op uw toewijzing. U mag de fair niet eerder verlaten zonder toestemming van de organisatie. Er wordt alleen eerder afgebouwd met toestemming van de Heidefair Team of Heidedag Team en met een gegronde reden. De fair is van 13.00u tot 19.00u geopend.

U dient op de fair de producten te verkopen welke u op uw reservering heeft vermeld. Indien u andere producten wilt verkopen, dient u dit van tevoren met de organisatie te overleggen. De organisatie heeft het recht de verkoop van andere producten (die niet op uw reservering zijn vermeld) niet toe te staan, deze dienen dan onmiddellijk verwijderd te worden. Het is verboden om de kraam en/of de plaats aan derden te verhuren zonder toestemming van de organisatie. Het is ook niet mogelijk om uw kraam te delen met een andere ondernemer. Tenzij jullie thema's op elkaar aansluiten. 

Vanaf het moment dat u uw kraam in gebruik neemt tot het moment dat de fair is afgelopen valt de verantwoordelijkheid van de kraam voor de huurder. Dit houdt o.a. in dat u als huurder verantwoordelijk bent voor het deugdelijk vastzetten van de kraam ten tijde van de gehele fair. Indien een kraam gedurende de fair door wind/slecht weer of welke andere invloed komt om te vallen is de eventuele schade aan de kraam of schade aan derden (bezoekers) voor rekening van de betreffende huurder. U moet dus zelf een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten WA (markt) verzekering. Zorg u er voor dat u materialen meeneemt (o.a. zeilen, spanbanden  en grondpennen etc.) om uw kraam goed te verankeren. Het bovenzeil dient u zelf vast te zetten (indien dit niet door de kraamzetter is gedaan). Een kraam mag niet zonder overleg verplaatst worden.

Deelnemers van het evenement zijn zelf verantwoordelijk voor de wettelijke eisen van de overheid zoals: WA (markt) verzekering, belastingplicht, brandweervoorschriften, warenwet, namaakbestrijding, Kamer van Koophandel, etc. Als deelnemer (indien u eet- en drinkwaren verkoopt) bent u verplicht op de hoogte te zijn van de wettelijke eisen m.b.t. de bereiding, behandeling, verpakking en het bewaren van eet- en drinkwaren. Voor informatie: Voedsel en Waren Autoriteit (www.vwa.nl), telefoon: 0800-0488. Restitutie van reeds betaalde marktgelden bij het niet voldoen aan wettelijke eisen is niet mogelijk.

Het is niet toegestaan om alcohol of frisdrank te verkopen op het evenement. Koffie en thee mag wel.

U mag geen muziek draaien op het evenement.

Het is doorgaans niet mogelijk uw auto achter of naast de kraam/plaats te parkeren.

U dient zelf uw afval mee te nemen, wanneer wij nog afval van u vinden dan worden alsnog opruimkosten in rekening gebracht.

De organisatie (Team Heidefair)

De organisatie is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies, schade of letsel. Ook op geen enkele wijze verantwoordelijk voor gedragingen, uitlatingen of handelingen in welke vorm dan ook door één van de deelnemers van Heidefair. Ook schade toege­bracht door wind (omgevallen kramen), regen, onweer komen voor risico van de deelnemer zelf.

De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor omzetderving door slechte weersomstandigheden of tegenvallende opkomst van het publiek.

Aansprakelijkheid wordt nimmer aanvaard voor zover deze niet is gedekt onder de door organisatie gesloten aansprakelijkheidsverzekering.

Indien de organisatie geen doorgang kan krijgen op last van een derde partij of door onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld door slechte weersomstandigheden heeft u geen recht op restitutie van reeds betaald marktgeld.

Had u nog opmerkingen of wensen? Wij zullen uw wensen zo goed als mogelijk inwilligen. Het is dus niet zeker dat dit ook altijd lukt.

Er zijn BHV'ers en/of een EHBO post aanwezig.

Ook zijn er toiletten aanwezig.

Koffie of thee kunt u kopen bij Eetcafé de 3-Ster. Restaurant ligt op enkele meters van de fair. Ook is er buitenbar op het evenementen terrein voor eventueel frisdrank.

We hopen weer op een sfeervolle fair!