Algemene voorwaarden en reglement
Heidefair Otterlo, vrijdag 29-08-2025

1. Alle genoemde prijzen op het aanmeldformulier zijn excl. BTW.
   
   

2. Stroom:
   Indien deelnemer stroom nodig heeft en dit tijdig aanvraagt, kan de organisatie hierin bemiddelen tegen betaling. U dient dit bij uw reservering aan te geven. U dient zelf te zorgen voor voldoende verlengsnoer (minimaal 50 meter), (goede gekeurde) eurostekkers en rubberen matten om de kabels af te dekken indien deze hinderlijk zijn voor de bezoekers. Zorg zelf voor een stekker omvormer. Onze aansluitingen zijn 230volt en 16A. Onze organisatie of derde partij die de stroom levert kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor niet verkrijgen van een stroomaansluiting en/of eventuele schade aan de apparatuur. Ook is de organisatie of derde partij niet verantwoordelijk voor "verkeerde" aansluitingen. Mocht het blijken dat u meer stroom afneemt dan wat u bij uw inschrijving heeft opgegeven, dan moet u de fair verlaten zonder restitutie van reeds betaalde marktgelden.
   
   

3. Standhouders die voorafgaande jaar deelnemer waren aan de Heidefair hebben voorrang op inschrijving. Zij moeten zich voor 1 april inschrijven als ze aanspraak willen maken op een standplaats.
   
   

4. Aanmeldingen dienen altijd te worden gedaan via ons digitaal inschrijfformulier. De organisatie behoudt zich het recht om deelnemers te selecteren. Inschrijving geeft niet automatisch recht tot deelname. Inschrijf sluitingsdatum is half juli 2024.

5. De deelname aan de fair is pas definitief na een deelnamebevestiging van de Heidefair organisatie en als het verschuldigde bedrag voor de gestelde uiterlijke betaaldatum op de bankrekening van de organisatie is bijgeschreven o.b.v. factuurnummer. Indien het verschuldigde bedrag niet voor de gestelde betaaldatum op de bankrekening van de organisatie is bijgeschreven, heeft de organisatie het recht u de fair af te wijzen. U ontvangt eind juni/ begin juli een factuur.
   

6. Er kan voor geen enkele branche het alleenrecht verleend worden.
   
   
7. U mag geen rekken, (reclame)borden of andere zaken naast/voor/aan uw kraam of grondplaats plaatsen welke de loopruimte van het publiek beperken dan wel het aanzicht van naastgelegen handelaren beïnvloeden.
   

8. 6 á 3 dagen voor het evenement ontvangt u informatie met routebeschrijving en een tijdsslot (wanneer wij u verwachten). 
    
   

9. Op de dag van de fair ontvangt u uw kraamnummer. Wij geven de kraamnummers niet eerder vrij.
   
   

10. Annuleren van een geboekte markt dient schriftelijk of per mail aan ons doorgegeven te worden, telefonische annuleringen en sms’jes/appjes worden niet verwerkt. De annulering is pas definitief wanneer u van ons een bevestiging van de geannuleerde markt heeft ontvangen. Kosten bij annulering: 45 dagen voor evenementdatum: €10,00 excl. BTW administratiekosten en 30 dagen of korter voor evenementdatum: 100% van het verschuldigde bedrag, dit bedrag dient binnen 7 dagen na de annuleringsdatum bijgeschreven te staan op de bankrekening van de organisatie.
    
    Vrijdag 29 augustus 2025
    

11. Bij deelname aan Heidefair dient men ten allen tijde de instructies en voorschriften vanuit de organisatie, politie en brandweer onmiddellijk te worden opgevolgd. Weigering en/of wangedrag betekent per direct uitsluiting van de fair zonder restitutie van reeds betaalde marktgelden.
    
    

12. U dient uiterlijk 1 uur voor aanvang van de fair (zie tijdstip op uw toewijzing) aanwezig te zijn op uw plaats, indien u na deze tijd niet aanwezig bent op uw plaats (zonder geldige reden), kunt u geen aanspraak meer maken op een standplaats. Het bedrag blijft u verschuldigd en wordt niet teruggestort. De auto dient uiterlijk voor 12.15u weg te zijn van de markt. Dit in verband met de opbouw van de overige activiteiten.
    
    

13. Zodra u uw kraamnummer heeft ontvangen rijd u naar uw kraam, u rijd rustig en neemt de tijd. U laad uw auto uit en zet de auto direct weg in een woonwijk (let op dat u uw auto niet voor een oprit parkeert).
    
    

14. U bent verplicht om uw kraam of foodtruck of grondplaats representatief te maken.
    De kraam is afgerokt, ook op de hoeken tot maximaal 5 cm boven de grond. Bij voorkeur gebruikt u een kleed in één van de volgende kleuren: wit, crème, grijs of zwart of in de kleuren van uw huisstijl, ook de achterzeilen zijn wit of transparant. Dit in verband met de uitstraling en sfeer van de fair. In/uit -pakmaterialen liggen onder de kraam en uit het zicht! Heeft u nog vragen over uw kraam of foodtruck of grondplaats kwa aankleding? Neem dan contact op met de organisatie.
    
    

15. U dient de kraam/grondplaats te bezetten totdat de fair afgelopen is volgens de aangegeven tijd op uw toewijzing. U mag de fair niet eerder verlaten zonder toestemming van de organisatie. Er wordt alleen eerder afgebouwd met toestemming van de Heidefair Team of Heidedag Team en met een gegronde reden. De fair is van 13.00u tot 19.00u geopend. Gaat u toch eerder weg dan de eind tijd, dan bent u voor de volgende keren niet meer welkom op onze fair.
    
    

16. U dient op de fair de producten te verkopen welke u op uw reservering heeft vermeld. Indien u andere producten wilt verkopen, dient u dit van tevoren met de organisatie te overleggen. De organisatie heeft het recht de verkoop van andere producten (die niet op uw reservering zijn vermeld) niet toe te staan, deze dienen dan onmiddellijk verwijderd te worden. Het is verboden om de kraam en/of de plaats aan derden te verhuren zonder toestemming van de organisatie. Het is ook niet mogelijk om uw kraam te delen met derde.
    
    

17. Vanaf het moment dat u uw kraam in gebruik neemt tot het moment dat de fair is afgelopen valt de verantwoordelijkheid van de kraam voor de huurder. Dit houdt o.a. in dat u als huurder verantwoordelijk bent voor het deugdelijk vastzetten van de kraam ten tijde van de gehele fair. Indien een kraam gedurende de fair door wind/slecht weer of welke andere invloed komt om te vallen is de eventuele schade aan de kraam of schade aan derden (bezoekers) voor rekening van de betreffende huurder. U moet dus zelf een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten WA (markt) verzekering. Zorg u er voor dat u materialen meeneemt (o.a. zeilen, spanbanden  en grondpennen etc.) om uw kraam goed te verankeren. Het bovenzeil dient u zelf vast te zetten (indien dit niet door de kraamzetter is gedaan). Een kraam mag niet zonder overleg verplaatst worden.
    
    

18. Deelnemers van het evenement zijn zelf verantwoordelijk voor de wettelijke eisen van de overheid zoals: WA (markt) verzekering, belastingplicht, brandweervoorschriften, warenwet, namaakbestrijding, Kamer van Koophandel, etc. Als deelnemer (indien u eet- en drinkwaren verkoopt) bent u verplicht op de hoogte te zijn van de wettelijke eisen m.b.t. de bereiding, behandeling, verpakking en het bewaren van eet- en drinkwaren. Voor informatie: Voedsel en Waren Autoriteit (www.vwa.nl), telefoon: 0800-0488. Restitutie van reeds betaalde marktgelden bij het niet voldoen aan wettelijke eisen is niet mogelijk.
    
    

19. Het is niet toegestaan om alcohol of frisdrank te verkopen op het evenement. Koffie en thee mag wel in overleg.
    
    

20. U mag geen muziek draaien op het evenement.
    
    

21. Het is doorgaans niet mogelijk uw auto achter of naast de kraam/grondplaats te parkeren.
    
    

22. De standplaats en de ruimte daaromheen, moet na afloop van de markt schoon opgeleverd worden. U dient zelf uw afval mee te nemen, wanneer wij nog afval van u vinden dan worden alsnog opruimkosten in rekening gebracht. De kliko's met paarse deksels die op het evenementen terrein staat zijn niet voor verpakkingsmaterialen.
    

23. Sieraden
    Op sieraden en haaraccessoires verkoop wordt strenger op gecontroleerd. 
    Wij staan alleen kramen toe waar de sieraden en haaraccessoires de hoofdverkoop is. 
    Zijn jouw sieraden en haaraccessoires een bijverkoop dan kan je dat helaas niet meer nemen naar de Heidefair. Wij zijn hierin genoodzaakt om de diversiteit te bewaren.
    
    Social Media.

24. Vanuit het Heidefair team/Heidedag team zal er een Evenement worden aangemaakt op Facebook. Het is daarom niet toegestaan om zelf ook een Evenement aan te maken en de naam Heidefair Otterlo / Heidefair / Heidedag Otterlo te gebruiken. Dit om verwarring te voorkomen bij bezoekers en geïnteresseerde standhouders. Mochten wij het toch voorbij zien komen op social media, dan vragen wij u vriendelijk om het door u aangemaakte Evenement te verwijderen. Wilt u toch iets delen op uw social media pagina over de Heidefair/Heidedag, dan kunt u zelf een berichtje/post maken. Wilt u een foto delen van de Heidefair/Heidedag, houd u er dan rekening mee dat op sommige foto's auteursrechten kunnen zitten.

    
    De organisatie Heidefair Otterlo

25. De organisatie is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies, schade of letsel. Ook op geen enkele wijze verantwoordelijk voor gedragingen, uitlatingen of handelingen in welke vorm dan ook door één van de deelnemers en bezoekers van Heidefair. Ook schade toege­bracht door wind (omgevallen kramen), regen, onweer komen voor risico van de deelnemer zelf, zie punt 16.
    
    

26. De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor omzetderving door slechte weersomstandigheden, tegenvallende bezoekersaantallen of door een derde partij.
    
    

27. Aansprakelijkheid wordt nimmer aanvaard voor zover deze niet is gedekt onder de door organisatie gesloten aansprakelijkheidsverzekering.
    
    

28. Indien de organisatie geen doorgang kan krijgen op last van een derde partij, door onvoorziene omstandigheden of bijvoorbeeld door slechte weersomstandigheden heeft u geen recht op restitutie van reeds betaald marktgeld.
    
    

29. Had u nog opmerkingen of wensen? Wij zullen uw wensen zo goed als mogelijk inwilligen. Het is dus niet zeker dat dit ook altijd lukt of dat er toch wijzingen plaats vinden op het laatste moment voor de aanvang van de fair.
    
    

30. Er zijn BHV'ers en/of een EHBO post aanwezig.
    
    

31. Ook zijn er toiletten aanwezig.
    
    

32. Koffie of thee kunt u kopen bij Eetcafé de 3-Ster. Restaurant ligt op enkele meters van de fair. Ook is er buitenbar op het evenementen terrein voor eventueel frisdrank.

We hopen weer op een sfeervolle fair!